1. Préparation et organisation

Notre service planification prend contact avec le référent client pour la définition d'une date et une heure de passage. Accès sécurisé : Suite aux informations déclarées lors de l'édition du devis en ligne, D&D se réserve le droit de valider les conditions de collecte afin de sécuriser au mieux l'intervention en prenant contact avec le référent client.

2. Collecte sécurisée

Une notification sera adressée au référent client 30min avant l'arrivée de notre véhicule sur le lieu de collecte. Stationnement et balisage du camion broyeur avec sécurisation du périmètre.

Notre chef d'équipe identifiera les différents points de collecte avant lancement de l'opération de collecte.

Les documents sont collectés et acheminés dans le véhicule sous la surveillance d'un représentant de l'entreprise et de notre chef d'équipe.

3. Destruction et recyclage

Destruction des documents dans le broyeur mobile selon les normes en vigueur.

L'agent D&D vous fera signer un PV d'intervention reprenant les différents éléments de notre intervention : Indicateurs quantitatif > volume réel et typologies de supports collectés Indicateurs qualitatif > Ponctualité, sécurité, satisfaction

Les résidus broyés sont ensuite envoyés à des filières spécifiques pour être recyclés

5. Certification et suivi

Un certificat attestant de la destruction des documents est remis au client à J+1 de l'intervention par courriel.

Un bilan environnental présentant les gains environnementaux permis par l'intervention sera transmis en complément du certificat de destruction BSD (Bordereau de Suivi des Déchets) spécifique aux médias seront remis à J+1 de notre intervention

1. Préparation et organisation

Notre service planification prend contact avec le référent client pour la définition d'une date et une heure de passage.

Suite aux informations déclarées lors de l'édition du devis en ligne, D&D se réserve le droit de valider les conditions de collecte afin de sécuriser au mieux l'intervention en prenant contact avec le référent client.

2. Collecte sécurisée

Une notification sera adressée au référent client 30min avant l'arrivée de notre véhicule sur le lieu de collecte. Notre chef d'équipe identifiera les différents points de collecte avant lancement de l'opération de collecte.

Les documents sont chargés dans le véhicule sous la surveillance d'un représentant de l'entreprise et de notre chef d'équipe.

L'agent D&D vous fera signer un PV d'intervention reprenant les différents éléments de notre intervention : Indicateurs quantitatif > volume réel et typologies de supports collectés Indicateurs qualitatif > Ponctualité, sécurité, satisfaction

Enfin, les documents sont transportés vers les installations de destruction dans des conditions sécurisées.

3. Destruction

Les documents sont triés afin d'optimiser leur recyclage post destruction : Suppression des agrafes Type de matière (papier, carton etc..) Tri couleur Destruction : Les documents sont détruits à l'aide de machines industrielles (broyeurs à grande vitesse) selon les normes en vigueur.

4. Recyclage

Les résidus broyés sont ensuite envoyés à des filières spécifiques pour être recyclés

5. Certification et suivi

Un certificat attestant de la destruction des documents est remis au client à J+1 de l'intervention par courriel

Un bilan environnemental présentant les gains environnementaux permis par l'intervention sera transmis en complément du certificat de destruction BSD (Bordereau de Suivi des Déchets) spécifique aux médias seront transmis au client à J+1 de notre intervention

1. Préparation et organisation

Notre service planification prend contact avec le référent client pour la définition d'une date et une heure de passage.

Suite aux informations déclarées lors de l'édition du devis en ligne, D&D se réserve le droit de valider les conditions de collecte afin de sécuriser au mieux l'intervention en prenant contact avec le référent client.

2. Chargement et transport

Les DEE sont chargés dans le véhicule par nos agents.

L'agent D&D vous fera signer un PV d'intervention reprenant les différents éléments de notre intervention : Indicateurs quantitatif > volume réel et typologies du matériel collecté Indicateurs qualitatif > Ponctualité, sécurité, satisfaction.

Les DEE sont transportés vers les installations de recyclage.

3. Recyclage

Nous réalisons un inventaire des équipements à recycler, séparant ceux à revaloriser de ceux à démanteler.

Les équipements sont démontés pour séparer les différents matériaux, comme les plastiques, les métaux et les composants dangereux.

Les matériaux récupérés sont ensuite envoyés à des filières spécifiques pour être recyclés.

Certains composants, comme les batteries ou les écrans, doivent être traités séparément pour éviter la pollution.

4. Certification et suivi

Un certificat de recyclage sera transmis au client à J+1 de notre intervention, ainsi qu'un Bordereau de Suivi des Déchets (BSD) reprenant les éléments détaillés de chaque étape de la gestion des déchets, de la collecte à la destruction confidentielle, jusqu'au recyclage.

Le BSD est obligatoire et réglementaire et doit être conservé 5 ans minimum.

1. Phase d’audit : définition du process détaillé du projet de dématérialisation

Allocation d’un référent projet

Réalisation d’ateliers métier

Rédaction d’un document de spécification fonctionnelle 

Définition des Procédures et Protocoles :

Paramétrage des scanners : Résolution, format de fichier, mode couleur/noir et blanc/niveaux de gris.

Règle de Nommage : ex > [métier] [TypeDocument]_[Date]_[Numéro]).

Contrôle qualité : Procédure de vérification de la qualité des images numérisées.

Indexation et métadonnées : Liste des métadonnées à capturer et méthode de saisie.

Option - Archivage numérique : Structure des dossiers, support de stockage, procédure de sauvegarde.

Option - Destruction des originaux

2. Phase pilote

Numérisation d’un petit échantillon de chaque type de document pour tester les paramètres du scanner, la qualité d'image, l'efficacité de l'OCR et la pertinence des métadonnées.

Ajustement des procédures en fonction des résultats des tests.

3. Préparation des documents et Paramètres de numérisation

Cette phase est cruciale pour garantir l'efficacité et la qualité de la numérisation

Tri et Organisation : Avant toute numérisation, les documents doivent être triés, organisés et dépoussiérés. Cela inclut le retrait des agrafes, trombones, post-it, et tout autre élément susceptible d'endommager le scanner ou de masquer des informations. Il est également important de s'assurer que les pages sont dans le bon ordre.

Identification des Documents Confidentiels : Une attention particulière doit être portée aux documents contenant des informations sensibles (données personnelles, informations financières, secrets commerciaux, etc.). Ces documents nécessitent des protocoles de sécurité renforcés tout au long du processus.

Paramétrage des Scanners : Les scanners professionnels offrent de nombreux réglages. Il est essentiel de choisir les paramètres adaptés au type de document (taille, couleur, recto/verso, etc.) et à la destination finale des fichiers. Pour les documents confidentiels, des fonctions de sécurité avancées (chiffrement, marquage, etc.) peuvent être activées si le matériel le permet.

2. Déterminer la résolution, le format de fichier

Le choix de la résolution et du format de fichier est déterminant pour la qualité de l'image, la taille des fichiers et leur exploitabilité.

Résolution (DPI - Dots Per Inch) : La résolution influence la netteté et la fidélité de l'image numérisée.

Pour les documents textuels courants, une résolution de 200 à 300 DPI est généralement suffisante.

Pour les documents exigeant une haute fidélité (plans, photos, documents avec de petits caractères ou destinés à une reconnaissance de caractères optique - OCR avancée), une résolution de 400 à 600 DPI, voire plus, est recommandée. Une résolution plus élevée augmente la taille du fichier.

Format de Fichier : Le choix du format dépend de l'usage prévu et des contraintes de stockage (PDF / TIFF / JPEG etc...)

4. Numérisation et vérification la qualité des images produites (traitement OCR)

Cette étape combine l'acte de numérisation avec l'assurance qualité et l'intégration de technologies avancées.

Processus de Numérisation : Les documents sont passés dans nos scanners professionnels. Pour les documents confidentiels, il est impératif que cette opération se déroule dans un environnement sécurisé, avec un personnel habilité et une traçabilité rigoureuse.

Contrôle Qualité : Immédiatement après la numérisation, une vérification visuelle des images est essentielle. Il faut s'assurer de l'absence de pages manquantes, de décalages, de tâches, de pages illisibles ou de coupures.

Traitement OCR (Optical Character Recognition) : Une fois les images numérisées, un logiciel d'OCR est utilisé pour reconnaître le texte contenu dans les images. Cela transforme l'image du texte en texte modifiable et surtout recherchable.

L'OCR permet de rendre les documents interrogeables par mots-clés, facilitant ainsi grandement la recherche d'informations.

Pour les documents confidentiels, l'OCR doit être effectué sur des serveurs sécurisés, en s'assurant de la protection des données traitées.

5. Indexation et classement des documents afin de faciliter l'accès et la recherche de vos contenus

L'indexation et le classement sont la clé d'une gestion documentaire efficace.

Extraction des Métadonnées : Des informations descriptives (métadonnées) sont extraites ou ajoutées à chaque document. Cela peut inclure le titre du document, la date de création, l'auteur, le type de document, des mots-clés pertinents, des références internes, etc. Cette étape peut être automatisée via l'OCR et des systèmes d'intelligence artificielle ou réalisée manuellement pour une plus grande précision.

Indexation : Les métadonnées et le texte intégral (issu de l'OCR) sont indexés dans une base de données. C'est ce processus qui permet de retrouver rapidement les documents par le biais de recherches multicritères.

Arborescence et Structure de Classement : Les documents sont organisés dans une structure logique conformément aux scénarios choisis.

Souvent sous forme d'arborescence de dossiers, de tags ou de catégories. Cette structure doit être intuitive et refléter l'organisation des documents physiques pour faciliter la transition.

Sécurité et Droits d'Accès : Pour les documents confidentiels, des droits d'accès stricts doivent être mis en place. Seuls les utilisateurs autorisés pourront consulter, modifier ou télécharger certains documents ou catégories de documents. Le chiffrement des données à ce stade est également essentiel.

6. Restitution des fichiers numériques

Mise à disposition des fichiers numérisés sous la solution ou support attendu : SharePoint, application métier, GED, disque dur, serveur… La conservation et la consultation des archives dans la solution de Gestion Electronique de Documents

Notre préconisation : Nous vous proposons de mettre en place notre solution GED, permettant ainsi un stockage centralisé et sécurisé de votre patrimoine documentaire. Profitant de la norme NF Logiciel - NF203, elle vous permet de vous affranchir de la conservation physique des documents numérisé.

Les avantages d’une GED 

Stockage Sécurisé : Les documents numérisés et indexés sont stockés dans une solution de GED.

Accès et Consultation : Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents via l'interface de la GED, où ils peuvent les consulter, les télécharger (selon leurs droits), les imprimer ou les partager. La fonction de recherche est centrale, permettant de retrouver rapidement les documents grâce aux index et au texte intégral.

Gestion des Versions : La GED permet de gérer les différentes versions d'un document, assurant une traçabilité de toutes les modifications et permettant de revenir à une version antérieure si nécessaire.

Pistes d'Audit (Audit Trails) : Pour les documents confidentiels, il est impératif que la GED enregistre toutes les actions effectuées sur les documents (qui a accédé à quoi, quand, de quelle manière). Ces pistes d'audit sont essentielles pour la conformité et la sécurité.

7. La destruction ou le classement final des documents physiques

Une fois la dématérialisation des documents réalisée, il faut statuer sur la suite à donner pour la conservation ou la destruction des originaux.

Politique de Conservation des Originaux : La décision de détruire les originaux ou de les conserver physiquement dépend de plusieurs facteurs.

> Exigences Légales : Certains documents (contrats originaux, actes notariés, documents fiscaux spécifiques) peuvent avoir une obligation légale de conservation sous forme physique pendant une durée déterminée.

> Valeur Probante : La valeur juridique des documents numérisés doit être évaluée. Pour certains usages, l'original papier peut conserver une valeur probante supérieure.

> Politique Interne : L'entreprise peut avoir ses propres règles de conservation des originaux.

Option 1
Destruction Sécurisée : Si les originaux sont destinés à être détruits, cela doit être fait de manière sécurisée et irréversible, en particulier pour les documents confidentiels.

D&D vous assurera la destruction sécurisée par broyage de vos documents selon la norme DIN 66399 afin de garantir la conformité réglementaire et la protection de vos données. Un certificat de destruction et recyclage vous sera remis.

Option 2
Restitution des Originaux : Si les originaux doivent être conservés, ils doivent être archivés physiquement dans des conditions optimales (lieux sécurisés, protection contre le feu, l'humidité, les nuisibles, etc.) et de manière organisée.

D&D assurera la restitution et réintégration des originaux dans leur lieu de stockage initial.